Verbeter KATA
Wat is de Verbeter KATA?
De verbeter KATA is een wetenschappelijk onderbouwde methode waarbij op een structurele wijze stappen worden gezet richting de organisatiedoelen die een organisatie heeft gesteld. De methode is ontwikkeld door Toyota en geïntroduceerd als onderliggende methode bij de LEAN methodiek.
Daar waar LEAN Six Sigma gericht is op het verbeteren van processen binnen organisaties, gaat het bij de Lean KATA methode om dat de onderstroom (de mensen en hun werkwijze) continue mee verbeteren met de veranderingen en dat de medewerkers deze veranderingen zelf initiëren.
Wanneer zet je de Verbeter KATA in?
Een veelgehoorde klacht vanuit het LEAN denken is dat er een abrupt einde komt aan de verbeterslagen zodra de processen eenmaal herschreven en verbeterd zijn. Juist door te werken vanuit de KATA-methode blijf je continue bezig met het verbeteren en meebewegen richting het succes wat gloort aan de horizon. Juist omdat de omgeving waarin je beweegt zelf ook beweegt, zal je continu moeten blijven meebewegen.
Maar er kunnen nog meer situaties aanleiding zijn om met de Verbeter KATA te werken, bijvoorbeeld wanneer:
– Je merkt dat je organisatie lastig kan meekomen met veranderingen in de markt
– De veranderingsbereidheid van je medewerkers niet erg groot is
– De stappen die je wilt maken gevoelsmatig te groot zijn voor je medewerkers
Hoe werkt de Verbeter KATA?
De verbeter KATA is volledig gericht op een continue beweging in het veranderingsproces richting de missie van de organisatie. Dat betekent dat we eerst kijken naar de richting die we op willen, op de lange en middellange termijn (het ware noorden en de uitdaging). Vervolgens analyseren we met elkaar waar we nu staan (Huidige Toestand) en kijken we wat vandaaruit de eerste gewenste toestand is die we willen bereiken (doeltoestand). Eenieder gaat hiermee aan de slag vanuit de PDCA-cyclus (plan-do-check-act), zodat we eventuele obstakels ook de baas kunnen zijn. Pas wanneer deze doeltoestand is bereikt, bepalen we een volgende doeltoestand. Uitgangspunt van de KATA is dat we onszelf continu kunnen verbeteren doordat onze kennis steeds wordt uitgebreid. Doordat we onze inzichten vernieuwen en veranderen, kunnen we steeds meer bereiken.
Wat levert de Verbeter KATA bedrijven op?
- Succeservaringen door de medewerkers zelf
- Een team wat zelfstandig werkt in de richting van het gewenste succes
- Een continu verbeterproces vanuit de medewerkers zelf
- Doelen worden behaald en doeltoestanden worden beter inzichtelijk
- Een team dat met elkaar samenwerkt
- Een team dat fouten durft te maken en weer openstaat om het doel wel te behalen
- Een manier van werken waarbij tegenslagen geen belemmering of het einde van het verbeterproces vormen
Een voorbeeld uit de praktijk
Een praktijkvoorbeeld van heel dichtbij, omdat 2toGrow zelf één van de partijen was die deelnam aan dit traject. Met een aantal andere ondernemers zijn we een samenwerking gestart. Deze samenwerking hebben we ingezet vanuit de Verbeter KATA-aanpak, omdat dit de snelste weg naar het gewenst succes. Daarbij hebben we de volgende stappen genomen:
- We hebben eerst met elkaar bepaald wat de stip op de horizon is. Dus wat is onze True North waar wij deze samenwerking voor opstarten?
- Vervolgens hebben we bepaald wat dan onze uitdagingen zijn voor de komende 2 jaar.
- Daarna hebben we kritisch gekeken naar de huidige toestand. Waar staan we nu, wat hebben we in huis en wat hebben we nog niet in huis? Deze vragen hebben we zelf beantwoord.
- We zijn structureel te werk gegaan om vanuit die huidige toestand onze eerste doeltoestand te formuleren; welke volgende toestand wilden we bereiken? Ons doel: de kennis over het onderwerp op een gelijk niveau trekken. Dat betekent dat ieder voor zich een eigen plan-do-check-act-cyclus kon doorlopen, omdat we allemaal een andere positie hadden ten opzichte van de nieuw te behalen toestand. De een had alle kennis al in huis, de ander moest het opfrissen en weer een ander moest nog beginnen. Door duidelijke afspraken hierover te maken, hadden we snel deze toestand bereikt, waardoor we de volgende doeltoestand konden formuleren.
- Het volgende doel was een website online hebben. Daarin konden verschillende doeltoestanden geformuleerd worden, zoals een domeinnaam hebben, een domeinnaam claimen, etc.
Zo konden we in een rap tempo korte sprints maken en werken aan het doel om een website te ontwikkelen. Onderweg zijn we uiteraard ook obstakels tegengekomen. Een obstakel was een verschil van mening over de tenaamstelling voor de domeinnaam. Dit betekende dat er een nieuwe doeltoestand ontstond waarin we in gesprek moesten over de verschillende invalshoeken van waaruit we keken. Als team hebben we de verschillende perspectieven onderzocht en een besluit genomen, zodat we de doeltoestand domeinnaam konden afvinken.
Het resultaat: in korte tijd stond onze website én hadden we elkaar nog beter leren kennen. We hebben met elkaar de gesprekken gevoerd en de stappen doorlopen die op dat moment nodig zijn om verder te kunnen. Hetgeen wat anders nog wel eens onder tafel blijft, komt boven. Er is zowel boven de waterlijn als onder de waterlijn (onderstroom binnen het team) hard gewerkt, waardoor we sterkere stappen konden zetten.
